Deze privacy verklaring toont hoe Met Annemieke omgaat met gegevens van haar klanten. Hoe Met Annemieke gegevens verzamelt, opslaat en gebruikt in de functie van therapeut en coach.

1. Inleiding Met Annemieke is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring en houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving. Met Annemieke respecteert de privacy van alle klanten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die ons verschaft wordt, vertrouwelijk wordt behandeld. Met Annemieke neemt de beveiliging van gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

2. Bedrijf omschrijving. Met Annemieke, Willem Barentszstraat 39, 3572 PC Utrecht, mailen@metannemieke.com, KvK nummer 71724931 . Met Annemieke levert coaching, hypnotherapie en consultancy.

3. Toestemming verlenen: Door het aangaan van een overeenkomst of het opgeven voor een coachtraject of training of workshop, wordt toestemming verleend om de benodigde persoonsgegevens te verwerken. Deze gegevens worden alleen gebruikt om diensten en producten te kunnen leveren. Ook als je zelf gegevens aan ons verstrekt verwerken wij die. Persoonlijke gegevens worden nooit aan derden verkocht.

4. Vermoeden van mogelijk misbruik Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via mailen@metannemieke.com.

5. Doel en grondslag voor de verwerking van gegevens. Onderstaande gegevens worden verzameld met de bijbehorende doelen
• E-mailadres en voor- en achternaam voor het versturen van de inspiratiemails via Mailchimp (indien gewenst door de klant). Bij iedere zending is er de mogelijkheid tot opzeggen.
• Gegevens over het openen van en klikken op links in Mailchimpzendingen om deze zendingen te verbeteren.
• Telefoonnummers (indien gewenst door de klant) worden bewaard in een verzendlijst voor het sturen van last minute Whatsappberichten voor het vinden van representanten.
• E-mail en telefoonnummers en adressen voor videoconferencing (Skype, Facetime, Zoom, MS teams, Whatsapp, Messenger, etc) worden ook gebruikt voor contact over de planning van afspraken, voor de voorbereiding en voor verslagen en voor telefonische/online consulten.
• Gegevens die nodig zijn voor het versturen van offertes, het doen van bestellingen via de website en het versturen van facturen en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. de belastingaangifte): naam, adres en emailadres en indien gewenst/van toepassing ook bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam en bedrijfsadres. Deze worden verwerkt in Moneybird.
• Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken: Gegevens over de sessies: de klachten en de ingezette vragen, methodes en technieken. Deze kunnen geanonimiseerd, dus niet naar de persoon herleidbaar, gebruikt worden voor intervisie en supervisie. Met Annemieke heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via mailen@metannemieke.com, dan verwijderen wij deze informatie.

6. Verplichte gegevens. Gegevens die noodzakelijk zijn om diensten of producten te leveren zijn in (web)formulieren gemarkeerd met een ‘*verplicht’ tag.

7. Ontvangers gegevens. Met Annemieke deelt persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of met jouw uitdrukkelijke toestemming. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Met Annemieke blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De gegevens worden ontvangen door Met Annemieke, door de mailserver van mijn hostingpartij Vimexx. Door Mailchimp, Calendly en Moneybird, Mollie en Woocommerce en Google(drive) waar ik een standaard DPA (bewerkersovereenkomst) mee heb. Door het bedrijf dat de videoconferencingtool levert.

Als wij een samenwerking voor een cliënt hebben met een andere professional die niet in dienst is van metAnnemieke, worden alleen gegevens uitgewisseld na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt.

8. Opslag periode. Met Annemieke bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
-Mailadressen voor de inspiratiemail blijven opgeslagen tot de ontvanger zelf actie onderneemt door het uitschrijven van zijn e-mailadres. Datzelfde geldt voor telefoonnummers voor de last minute appberichten. Gegevens op de website blijven bewaard zolang de site in de lucht is en de opslag van deze gegevens noodzakelijk is.

– Facturen en factuurgegevens worden 7 jaar bewaard voor de belastingdienst.

– Wij zijn wettelijk verplicht  van iedere cliënt een dossier bij te houden in een cliëntendossier. De gegevens in dit dossier blijven 20 jaar bewaard. Die gegevens worden gebruikt om effectief onze diensten te kunnen verlenen.

9. Rechten. Dit zijn de rechten van de klanten, aan te vragen via mailen@metannemieke.com:
• Recht op inzage: Wie erom vraagt, krijgt inzicht in zijn/haar door Met Annemieke bewaarde persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie: Als gegevens fout zijn doorgegeven, veranderd of fout verwerkt, zal Met Annemieke die aanpassen als daarom gevraagd wordt.
• Recht op het stoppen van het gebruik van gegevens: Zodra iemand van wie de gegevens bij Met Annemieke opgeslagen liggen, aangeeft dat hij/zij niet meer wil dat die gegevens (op een bepaalde wijze) gebruikt worden, worden deze zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, verwijderd.
• Recht op overdracht: Een klant die besluit om over te stappen naar een andere partij, heeft het recht dat de gegevens door Met Annemieke worden overdragen aan die andere partij.
• Recht op het indienen van een klacht: Een klacht indienen over de gegevensbescherming, gaat via de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

10. Verlies van persoonsgegevens. Met Annemieke heeft maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens, een datalek, tot een absoluut minimum te beperken. Mocht er ondanks alle genomen maatregelen toch een datalek ontstaan, waarbij jouw persoonsgegevens verloren zijn geraakt en ernstige schade in jouw persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zal Met Annemieke jou daar direct over informeren. 

10. Beveiliging. Mijn website www.metannemieke.com is beveiligd met een SSL certificaat, waardoor de data versleuteld uitgewisseld wordt en de data die je invult in een formulier versleuteld wordt. Ook de overige gebruikte software wordt beveiligd met onder andere wachtwoorden.

11. Wijziging. Met Annemieke behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Bij discussie wordt uitgegaan van de laatste privacyverklaring die op mijn website is gepubliceerd.

Utrecht, 12 juli 2022

Met Annemieke